يتولى مشغّل منصة K2035 معالجة بيانات إنشاء الحسابات، وطلبات انضمام المكاتب، وأمن المنصة، والفوترة، والدعم والتشغيل بصفته الجهة التي تحدد أغراض هذه المعالجة.

يحدد كل مكتب مشترك أغراض استخدام بيانات عملائه وموكليه وقضاياه ومستنداته داخل مساحة عمله، وتعمل المنصة في هذا النطاق مزوداً تقنياً يعالج البيانات وفق إعدادات المكتب وتعليماته المشروعة.

يلتزم المستخدم والمكتب بعدم إدخال بيانات أو مستندات لا يملكان صفة أو تفويضاً أو أساساً مشروعاً لمعالجتها.

• بيانات الهوية والتواصل والمهنة: الاسم، البريد، الهاتف، الصفة الوظيفية، وبيانات المكتب والتراخيص والمستندات اللازمة للتحقق من طلب الانضمام.
• بيانات الحساب والصلاحيات: الدور، المكتب المرتبط، إعدادات الدخول، إثباتات المصادقة متعددة العوامل، الجلسات، وسجل تغييرات الوصول.
• بيانات العمل القانوني التي يضيفها المكتب: بيانات العملاء والقضايا والجلسات والمهام والمراسلات والمستندات والملاحظات والمخرجات المهنية.
• بيانات التشغيل والتواصل: طلبات الدعم، الإشعارات، وحالات قبول البريد وتسليمه أو ارتداده من المزود من دون حفظ محتوى webhook الكامل.
• بيانات الاستخدام والأمن: وقت الطلب، نوع الإجراء، حالة النجاح أو الفشل، بصمات تقنية محدودة، وأدلة المراقبة والحوادث اللازمة للحماية والتحقيق.
• بيانات الذكاء الاصطناعي: المدخلات التي يختار المستخدم إرسالها، والسياق اللازم للمهمة، والمخرجات، وبيانات الاستخدام الفنية. تطبق حدود إضافية موضحة في سياسة حوكمة الذكاء الاصطناعي.
• بيانات الاشتراك والدفع عند تفعيلها: الخطة، حالة الفاتورة، المبلغ، والمرجع الصادر من مزود الدفع. لا يُفترض بالمنصة حفظ الرقم الكامل لبطاقة الدفع أو رمز الأمان.

• إنشاء الحساب والتحقق من المكتب وإدارة الاشتراك وتقديم خصائص مساحة العمل.
• تمكين إدارة القضايا والعملاء والمستندات والجلسات والتقارير والتواصل وفق صلاحيات المكتب.
• تشغيل الخصائص الذكية التي يطلبها المستخدم مع الإشراف البشري والقيود الموضحة في سياسة الذكاء الاصطناعي.
• حماية الحسابات، وعزل بيانات المكاتب، ومنع الاحتيال وسوء الاستخدام، والتحقيق في الحوادث، واستعادة الخدمة.
• إرسال إشعارات الخدمة والدعم وإثبات حالتها التشغيلية، والوفاء بالالتزامات التعاقدية والتنظيمية المشروعة.
• قياس الاعتمادية وتحسين الأداء باستخدام بيانات مجمعة أو محدودة قدر الإمكان.

تتم المعالجة بالقدر اللازم لتنفيذ الخدمة أو اتخاذ خطوات بناءً على طلب المشترك، أو للوفاء بالتزام نظامي، أو لحماية المنصة والمستخدمين، أو بناءً على موافقة صريحة عندما تتطلب طبيعة المعالجة ذلك.

عندما تعتمد المعالجة على الموافقة، تعرض المنصة النص والإصدار قبل القبول وتحتفظ بإيصال يتضمن الإصدار والبصمة والوقت وسطح القبول، من دون حفظ محتوى حساس داخل الإيصال. يمكن سحب الموافقة للمستقبل، ولا يؤدي السحب إلى محو دليل الموافقة السابق أو إبطال معالجة تمت بصورة مشروعة قبل السحب.

لا تبيع K2035 البيانات الشخصية. وقد تُعالج البيانات لدى مزودين تقنيين بالقدر اللازم لتشغيل الخدمة، مثل استضافة وحماية الشبكة، البريد، النسخ الاحتياطي، الدفع عند تفعيله، أو مزود نموذج ذكاء اصطناعي عند اختيار خاصية تتطلبه.

قد تشمل البنية الحالية أو الخيارات المتاحة Cloudflare للحماية والتسليم، وResend للبريد، وGoogle Gemini لبعض مهام الذكاء الاصطناعي، ونماذج محلية عبر Ollama لا ترسل المهمة إلى مزود سحابي خارجي. يتغير المزود الفعلي بحسب الخاصية والإعداد والتوافر.

قد نكشف بيانات محددة لجهة رسمية أو قضائية مختصة عندما يكون الإفصاح مطلوباً بموجب إجراء قانوني صحيح، أو لحماية الحقوق ومنع ضرر جسيم، مع قصر الإفصاح على المطلوب.

قد تستلزم بعض خدمات البنية أو البريد أو الذكاء الاصطناعي معالجة تقنية في مراكز بيانات خارج الكويت. قبل إرسال محتوى قانوني إلى مزود خارجي، تُطبق إعدادات المزود وحدود البيانات والموافقة المطلوبة في الخاصية ذات الصلة.

على المكتب تقييم ملاءمة استخدام المزود الخارجي لالتزاماته المهنية والتعاقدية، ولا ينبغي إرسال أسرار أو بيانات غير لازمة عندما تتوفر معالجة محلية أو نسخة مطموسة تكفي للغرض.

تستخدم المنصة صلاحيات مبنية على الأدوار، وعزلاً على مستوى المكتب في الاستعلامات الحساسة، وسجلات تدقيق، وتشفيراً أثناء النقل، وضوابط جلسات ومصادقة، ونسخاً احتياطية واختبارات استعادة ومراقبة تشغيلية.

لا توجد وسيلة إلكترونية خالية من المخاطر. يجب على كل مستخدم حماية بيانات دخوله، وتفعيل المصادقة الإضافية عندما تكون متاحة، وعدم مشاركة الحساب، والإبلاغ فوراً عن أي اشتباه.

تطبق المنصة جدول الاحتفاظ المنشور في سياسة الاحتفاظ والحذف. وتختلف المدة بحسب نوع السجل، والغرض، وحالة الاشتراك، وتعليمات المكتب، وأي التزام أو نزاع أو أمر حفظ قانوني.

لا يجوز الاحتفاظ بالبيانات لمجرد احتمال الحاجة إليها. عند انتهاء الغرض، تُحذف البيانات أو تُطمس هويتها أو تُعزل إلى نطاق حفظ مقيّد حسب نوعها.

• أدلة المراقبة الخارجية: 90 يوماً في الإعداد التشغيلي الحالي.
• أدلة أحداث تسليم البريد: 180 يوماً في الإعداد التشغيلي الحالي.
• النسخ الاحتياطية الدورية: 30 يوماً افتراضياً، ضمن حد تشغيلي قابل للضبط من 7 إلى 365 يوماً بعقد أو قرار معتمد.
• مسودات الإدخال المؤقتة للمحكمة الافتراضية: تحمل مؤشراً افتراضياً مدته 7 أيام وتدخل مسار الحذف عند انتهاء الصلاحية أو طلب المستخدم؛ ولا يُعد المؤشر وحده دليلاً على تنفيذ الحذف حتى تسجل محاولة الحذف نتيجة مكتملة.

يمكن لصاحب البيانات طلب معرفة البيانات المتعلقة به، أو الوصول إليها، أو تصحيح غير الدقيق منها، أو تقييد معالجة محددة، أو سحب موافقة مستقبلية، أو طلب نسخة قابلة للنقل عندما يكون ذلك ممكناً، أو طلب الحذف.

قد نطلب التحقق من الهوية والصفة قبل تنفيذ الطلب. وقد يُرفض الطلب كلياً أو جزئياً إذا تعارض مع حق مشروع لمكتب أو موكل آخر، أو مع واجب مهني أو قانوني، أو مع حفظ دليل نزاع أو سجل أمني لازم. يوضح الرد سبب القرار وحالة التنفيذ.

تعطيل الحساب يوقف الوصول ولا يعني أن جميع السجلات حُذفت فوراً. طلب الحذف يدخل مسار مراجعة موثق ثم حذف أو إخفاء هوية أو حفظ مقيّد بحسب نطاق البيانات والالتزامات المرتبطة بها.

الخدمة موجهة للمكاتب والمهنيين المخولين وليست موجهة لإنشاء حسابات مستقلة للقاصرين. إذا احتوت قضية على بيانات قاصر أو بيانات صحية أو مالية أو أسرية أو جزائية، يتحمل المكتب مسؤولية توافر الصفة وتقليل البيانات وتقييد الوصول.

يجب طمس الأرقام المدنية والحسابات والتوقيعات والعناوين وسائر المعرفات غير اللازمة قبل استخدام خصائص التحليل أو المحاكاة متى كان الغرض يتحقق من دونها.

يحمل كل إصدار رقماً وبصمة محتوى وتاريخ نفاذ. عند تعديل جوهري يؤثر في الغرض أو المشاركة أو الحقوق، تُعرض النسخة الجديدة ويُطلب قبول جديد حيث يلزم قبل استمرار المعالجة المتأثرة.

يمكن تقديم استفسار أو طلب متعلق بالخصوصية من صفحة التواصل الرسمية أو من إعدادات الحساب عند توفر المسار. لا ترسل مستندات قضية أو أرقاماً مدنية عبر رسالة التواصل العامة.