• طلب انضمام المكتب ومستندات التحقق: طوال المراجعة. تقترح النسخة التشغيلية حذف ملفات الطلب المقبول بعد 30 يوماً من اكتمال التفعيل، وملفات الطلب المرفوض بعد 90 يوماً من القرار النهائي، ما لم يوجد اعتراض أو التزام حفظ.
• بيانات الحساب ومساحة المكتب: طوال الاشتراك. عند إنهاء المكتب، تقترح النسخة التشغيلية نافذة تصدير وتسوية مدتها 30 يوماً ثم بدء حذف أو إخفاء هوية خلال 30 يوماً تالية، باستثناء السجلات المحفوظة لسبب مشروع.
• بيانات القضايا والعملاء والمستندات: بحسب تعليمات المكتب وسياسة ملفه المهنية والعقد. لا يحذف حساب موظف واحد هذه البيانات تلقائياً.
• مسودات المحكمة الافتراضية المؤقتة: مؤشر انتهاء افتراضي 7 أيام، مع طلب حذف عند انتهاء الصلاحية أو سحب الموافقة أو طلب المستخدم. النسخ المطموسة التي رُبطت بقضية تتبع سياسة ملف القضية.
• أدلة المراقبة الخارجية: 90 يوماً.
• أدلة أحداث تسليم البريد: 180 يوماً.
• النسخ الاحتياطية: 30 يوماً افتراضياً. لا تُعدل النسخة القديمة لحذف سجل منفرد؛ ينتهي وجوده مع دورة النسخة ما لم تخضع لحفظ قانوني.
• سجلات التدقيق والأمن والفوترة: للمدة اللازمة لإثبات الصلاحيات والمعاملة والتحقيق والالتزامات المحاسبية أو القانونية وفق جدول داخلي معتمد؛ ولا تستخدم لمراقبة محتوى العمل لغير غرض مشروع.
• إيصالات الموافقة وطلبات الحقوق: تحفظ كدليل على النص والقرار والتنفيذ، مع تقليل الهوية والمحتوى، حتى انتهاء الحاجة القانونية لإثباتها.

يُنشئ الطلب رقماً وحالة ونطاقاً، ويوقف الوصول إلى الحساب عند اختيار الإغلاق الفوري إذا لم يكن حساباً محمياً. لا تسجل المنصة الحذف كمكتمل قبل وجود دليل تنفيذ.

تمر الطلبات بمراحل: تقديم، تحقق من الهوية والصفة، حصر النطاق، فحص حقوق الأطراف والحفظ، موافقة أو رفض مسبب، تنفيذ، ثم إثبات النتيجة.

قد تكون النتيجة حذفاً، أو إخفاء هوية، أو فصل الحساب عن بيانات المكتب، أو حفظاً مقيّداً لبيانات محددة. يوضح الرد النتيجة ولا يستخدم كلمة «حُذف» لمجرد التعليق.

يوقف الحفظ القانوني دورة الحذف فقط للبيانات المرتبطة بنزاع أو مطالبة أو أمر أو واجب مهني محدد. يجب تقييد الوصول وتسجيل السبب ومراجعة استمرار الحاجة دورياً.

لا يجوز استخدام الحفظ القانوني ذريعة للاحتفاظ الشامل أو غير المحدد. عند انتهاء السبب تعود البيانات إلى مسار الحذف الأصلي.

تسجل عملية الحذف نطاقاً آمناً وعدد العناصر والوقت والنتيجة ورمز خطأ غير كاشف للمحتوى. لا يحفظ سجل الإثبات نص المستند أو مساره السري.

إذا فشل حذف مخزن أو سجل مترابط، تبقى الحالة «قيد التنفيذ» أو «فشل قابل لإعادة المحاولة»، ولا تظهر للمستخدم كعملية مكتملة.

تُختبر مهام الحذف على نطاق محدد وبحماية من عبور المكاتب، وتحتاج العمليات الشاملة إلى صلاحية أعلى ومراجعة.

قد تتغير مدة بناءً على عقد مكتب أو متطلب نافذ أو نوع سجل جديد. يوثق أي تغيير جوهري في نسخة جديدة من هذه السياسة وفي إعداد التنفيذ قبل تطبيقه على البيانات القائمة.

المدد المقترحة لملفات الانضمام وإنهاء المكتب لا تصبح التزاماً نافذاً إلا بعد اعتماد هذه النسخة وربط مهام الحذف ومراقبتها بنجاح.